Faktura proforma to dokument handlowy, który przedstawia cenę i warunki przyszłej transakcji, ale nie jest fakturą VAT ani dowodem księgowym. Możesz wystawić ją przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, także jako podstawę przedpłaty. Sprawdź, jakie dane powinna zawierać, kiedy zastępuje ją faktura zaliczkowa i jak wygląda jej relacja z KSeF.
Faktura proforma – co to jest?
Faktura proforma, zapisywana także jako „pro forma”, jest dokumentem informacyjnym stosowanym w obrocie gospodarczym. Sprzedawca przekazuje w ten sposób nabywcy cenę towarów lub usług, zakres zamówienia, termin płatności oraz pozostałe warunki współpracy.
Dokument może pełnić funkcję oferty, potwierdzenia przyjęcia zamówienia albo wezwania do zapłaty. Często poprzedza otrzymanie zaliczki lub pełnej przedpłaty. Sama proforma nie potwierdza jednak sprzedaży, dostawy ani wykonania usługi.
Wyraźne oznaczenie „FAKTURA PRO FORMA” wskazuje, że dokument nie jest fakturą VAT w rozumieniu Ustawy o VAT z 11 marca 2004 roku.
Przepisy podatkowe nie określają obowiązkowego wzoru proformy. Przedsiębiorcy nadają jej zwykle wygląd zbliżony do faktury sprzedaży, aby klient mógł wcześniej sprawdzić wszystkie dane i kwoty. Różnicę powinien jasno wskazywać tytuł dokumentu.
Kiedy wystawić fakturę proforma?
Jej wystawienie jest dobrowolne. Nie istnieje ustawowy termin sporządzenia takiego dokumentu, ponieważ proforma nie wywołuje skutków w VAT, PIT ani CIT. Można przygotować ją przed przyjęciem zamówienia, przed rozpoczęciem prac lub przed wysłaniem towaru.
W praktyce przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy klient chce poznać ostateczny koszt przed podjęciem decyzji. Jeśli nie zaakceptuje warunków, sprzedawca nie musi anulować faktury VAT, ponieważ właściwy dokument jeszcze nie powstał. Proformę można też zmienić albo wystawić ponownie, gdy strony uzgodnią inną cenę.
W handlu zagranicznym dokument bywa używany podczas odprawy celnej, przy otwieraniu akredytywy lub w wewnętrznej procedurze zakupowej kontrahenta. Sam wywóz towaru udokumentowany wyłącznie proformą nie potwierdza eksportu dla celów VAT.
Jakie elementy powinna zawierać?
Choć prawo nie narzuca listy danych, warto przygotować dokument tak, aby przypominał późniejszą fakturę VAT. Ułatwia to kontrolę zamówienia, ogranicza pomyłki i pozwala szybko wystawić dokument księgowy po otrzymaniu płatności.
Na proformie powinny znaleźć się przede wszystkim:
- tytuł „Faktura pro forma” lub „Proforma”,
- odrębny numer dokumentu, na przykład PF/001/05/2026,
- data i miejsce wystawienia,
- dane sprzedawcy, w tym nazwa, adres i NIP,
- dane nabywcy, w tym nazwa, adres i NIP, jeśli nabywcą jest firma,
- nazwy towarów lub usług, ilości oraz jednostki miary,
- ceny jednostkowe netto, wartości netto, stawki i kwoty VAT,
- wartość brutto oraz łączna kwota do zapłaty,
- termin płatności, numer rachunku i termin ważności oferty.
Kwoty VAT umieszczone na proformie mają charakter wyłącznie informacyjny. Dobrym rozwiązaniem jest dopisek: „Niniejszy dokument nie stanowi faktury VAT i nie jest podstawą do rozliczeń podatkowych”. Taki zapis dodatkowo ogranicza ryzyko pomylenia dokumentów – zwłaszcza gdy układ graficzny obu faktur jest niemal identyczny.
Faktura proforma a faktura VAT i zaliczkowa
Największa różnica dotyczy skutków prawnych oraz podatkowych. Faktura VAT dokumentuje sprzedaż, dostawę towaru, wykonanie usługi albo otrzymanie określonej wpłaty. Proforma jedynie przedstawia planowaną transakcję.
| Cecha | Faktura proforma | Faktura VAT |
| Status dokumentu | Handlowy i informacyjny | Księgowy i podatkowy |
| Obowiązek podatkowy | Nie powstaje | Powstaje zgodnie z ustawą |
| Odliczenie VAT | Nie przysługuje | Możliwe na zasadach ustawowych |
| Księgowanie | Nie ujmuje się jej w ewidencji | Ujmuje się ją w odpowiedniej ewidencji |
| KSeF w 2026 roku | Nie jest przesyłana | Podlega zasadom KSeF |
Faktura zaliczkowa dokumentuje natomiast faktyczne otrzymanie całości lub części należności przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi. Proforma często ją poprzedza, lecz nie zastępuje. Po zaksięgowaniu wpłaty sprzedawca musi wystawić dokument zaliczkowy.
Co zrobić po otrzymaniu zapłaty?
Gdy klient wpłaci część kwoty przed realizacją zamówienia, wystawia się fakturę zaliczkową. Jeśli zapłata obejmuje całą wartość, faktura końcowa może nie być potrzebna, zależnie od charakteru transakcji i zastosowanych zasad fakturowania.
Po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru należy wystawić fakturę sprzedaży. Co do zasady dokument powinien trafić do nabywcy najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub wykonania usługi. Przy zaliczce termin liczy się od miesiąca, w którym sprzedawca otrzymał pieniądze.
Wpłata na podstawie proformy nie kończy obiegu dokumentów. Otrzymanie pieniędzy uruchamia obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej albo właściwej faktury sprzedaży.
Czy proformę księguje się i wysyła do KSeF?
Nie. Faktura proforma nie trafia do KPiR, ewidencji VAT, ewidencji przychodów ani pliku JPK_V7. Nie stanowi także podstawy ujęcia kosztu lub przychodu. Nabywca nie może odliczyć z niej podatku naliczonego, nawet jeśli dokument zawiera stawkę i kwotę VAT.
Stanowisko Ministerstwa Finansów potwierdza, że proforma jest wyłącznie dokumentem handlowym. Jej wystawienie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego i nie nakłada na sprzedawcę obowiązku zapłaty VAT wykazanego w treści.
W 2026 roku proformy nadal pozostają poza Krajowym Systemem e-Faktur. Można przekazywać je elektronicznie jako PDF, wysłać e-mailem albo wydrukować. Do KSeF trafia dopiero właściwa faktura VAT, w tym faktura zaliczkowa lub końcowa, zgodnie z zakresem obowiązku dotyczącego danego przedsiębiorcy.
W firmowej dokumentacji warto stosować osobną numerację, na przykład serię „PF”. Nie należy oznaczać proformy numerem używanym dla faktur VAT ani próbować przesyłać jej do KSeF. Takie rozdzielenie ułatwia pracę i zmniejsza ryzyko przypadkowego zaksięgowania dokumentu.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu proformy
Problemy zwykle wynikają z podobieństwa graficznego proformy do faktury sprzedaży. Przed wysłaniem dokumentu warto sprawdzić kilka elementów:
- czy nagłówek jednoznacznie wskazuje „Faktura pro forma” lub „Proforma”,
- czy numer pochodzi z osobnej serii, niezależnej od faktur VAT,
- czy dokument nie został ujęty w rejestrze VAT, KPiR ani JPK_V7,
- czy po otrzymaniu zaliczki wystawiono fakturę zaliczkową,
- czy po dostawie lub wykonaniu usługi wystawiono fakturę końcową,
- czy proforma nie została omyłkowo przesłana do KSeF.
Nie powinno się wystawiać proformy dopiero po fakturze VAT na tę samą transakcję. Jej funkcją jest przedstawienie warunków przed sprzedażą, więc późniejsze sporządzenie dokumentu najczęściej tylko komplikuje obieg informacji. Warto przechowywać zaakceptowane proformy, ponieważ mogą potwierdzać ustalenia handlowe między stronami.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czym jest faktura proforma?
To dokument informacyjny przedstawiający cenę i warunki planowanej transakcji, który nie jest fakturą VAT ani dowodem księgowym.
Kiedy warto wystawić proformę?
Można ją wystawić dobrowolnie przed przyjęciem zamówienia, rozpoczęciem prac lub wysłaniem towaru, gdy klient chce poznać koszty przed decyzją.
Jakie główne dane powinna zawierać proforma?
Powinna mieć tytuł „Faktura pro forma”, odrębny numer, datę, dane sprzedawcy i nabywcy, wykaz towarów/usług, sumy netto i brutto oraz termin płatności i numer rachunku.
Czy proforma powoduje obowiązek podatkowy lub uprawnia do odliczenia VAT?
Nie, wystawienie proformy nie wywołuje skutków podatkowych i nie daje prawa do odliczenia VAT.
Czy proformę wysyła się do KSeF lub księguje w ewidencjach?
Nie, proforma nie trafia do KSeF ani do ewidencji VAT, KPiR czy JPK_V7 i nie powinna być księgowana jako dokument podatkowy.
Co zrobić po otrzymaniu zapłaty na podstawie proformy?
Po wpływie środków sprzedawca musi wystawić fakturę zaliczkową lub właściwą fakturę sprzedaży zgodnie z rodzajem i zakresem wpłaty.
Jaka jest różnica między proformą a fakturą zaliczkową?
Proforma jedynie informuje o planowanej transakcji, natomiast faktura zaliczkowa dokumentuje rzeczywiste otrzymanie całości lub części płatności.
Jakie są najczęstsze błędy przy wystawianiu proformy?
Często proforma wygląda zbyt podobnie do faktury VAT, ma numer z tej samej serii lub zostaje omyłkowo przesłana do KSeF; warto też pamiętać o jasnym nagłówku i osobnej numeracji.
