Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w obszarze fakturowania w Polsce, która zmienia sposób działania wielu firm. Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność dostosowania się do nowych wymogów i przepisów. Co dokładnie zmienia KSeF dla firm i jak wygląda jego implementacja w praktyce?
Jak działa KSeF?
Krajowy System e-Faktur to zintegrowana platforma, która pozwala na generowanie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Cały proces jest centralizowany, a faktury trafiają do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to całkowitą zmianę w sposobie zarządzania dokumentacją sprzedażową i zakupową.
W praktyce proces ten obejmuje kilka kluczowych kroków. Przedsiębiorca przygotowuje fakturę w swoim programie księgowym, który następnie wysyła ją do KSeF. System weryfikuje poprawność struktury dokumentu i nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny, co potwierdza Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla wystawcy. Faktura staje się automatycznie dostępna dla odbiorcy.
Jakie są wyzwania związane z wdrożeniem KSeF?
Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale również organizacyjna. Wiele firm musi zmienić swoje wewnętrzne procesy, aby dostosować się do nowych wymagań. Kluczowe pytania, które pojawiają się w kontekście KSeF, to: jak zarządzać masowym napływem faktur i jak kontrolować dostęp do informacji?
Dla większych organizacji, gdzie faktury są dokumentami wrażliwymi, istotne jest zarządzanie widocznością dokumentów. Systemy takie jak Asseco ERP oferują rozwiązania, które umożliwiają definiowanie widoczności faktur na poziomie użytkownika, zespołu czy działu, co pozwala na utrzymanie zgodności z polityką bezpieczeństwa informacji.
Automatyzacja procesów z KSeF
Jednym z głównych celów KSeF jest automatyzacja procesów fakturowania i księgowania. Dzięki temu firmy mogą zredukować czas potrzebny na obsługę dokumentów i zmniejszyć ryzyko błędów. Systemy zintegrowane z KSeF, takie jak Asseco ERP, pozwalają na automatyczne generowanie i przesyłanie faktur do systemu bez konieczności angażowania pracowników w dodatkowe działania techniczne.
Ważne jest, aby proces ten odbywał się w tle, co redukuje ryzyko oporu ze strony użytkowników i zapewnia płynność operacyjną organizacji. Dla działów IT i finansów istotne jest, że system monitoruje błędy i nieprawidłowości, a odpowiedzialne osoby otrzymują powiadomienia, co pozwala na szybką reakcję na potencjalne problemy.
Kontrola dostępu
System KSeF musi także zapewniać kontrolę dostępu do dokumentów. W dużych organizacjach, gdzie nie wszystkie faktury powinny być widoczne dla wszystkich pracowników, niezbędne jest zastosowanie rozwiązań umożliwiających zarządzanie uprawnieniami. Dzięki temu można zapewnić, że dostęp do wrażliwych informacji jest odpowiednio kontrolowany.
Warto zwrócić uwagę na możliwość definiowania widoczności dokumentów na podstawie kryteriów biznesowych, takich jak typ dokumentu czy dostawca. Dzięki temu księgowość ma dostęp do kompletu dokumentów, a jednocześnie zachowana jest spójność z zasadami bezpieczeństwa firmy.
Przypisanie kosztów i automatyzacja
Przypisanie faktur do odpowiednich miejsc powstawania kosztów to kolejne wyzwanie dla firm korzystających z KSeF. Systemy takie jak Asseco ERP oferują mechanizmy awizacji faktur, które przenoszą część odpowiedzialności bliżej źródła kosztu. Pracownik zgłasza, że dana faktura trafi do firmy, a po jej pojawieniu się w systemie jest ona automatycznie łączona z właściwą osobą.
- Pracownik zgłasza fakturę, zanim trafi do systemu.
- Automatyczne przypisanie dokumentu do odpowiedniego działu.
- Spójność i przewidywalność obiegu dokumentów.
- Oszczędność czasu dla działu księgowości.
Awizacje i odpowiedzialność kosztowa
Proces awizacji działa również w odwrotną stronę – księgowość, widząc fakturę z KSeF, może wysłać zapytanie do wybranych pracowników, którzy potwierdzą lub zignorują propozycję przypisania faktury. Dzięki wykorzystaniu danych strukturalnych KSeF, przypisanie faktury może odbywać się procesowo lub strukturalnie, co zapewnia skalowalność modelu obsługi kosztów.
Korzyści z wykorzystania KSeF
Korzystanie z KSeF to nie tylko obowiązek, ale i szereg korzyści dla firm. System eliminuje konieczność przechowywania faktur w formie papierowej, a także skraca czas oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni. Dzięki centralizacji i automatyzacji procesów, przedsiębiorcy mogą skupić się na merytorycznych aspektach działalności, zamiast na technicznych detalach fakturowania.
Jedną z istotnych zalet KSeF jest możliwość pobierania faktur kosztowych bez konieczności posiadania ich w formie papierowej. Automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznacza również skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Dzięki ujednoliconemu formatowi faktury elektronicznej, KSeF zapewnia bezpieczeństwo interpretacyjne i eliminuje ryzyko, że nabywca twierdzi, iż faktury nie otrzymał. System gwarantuje, że każda faktura zostaje przesłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawnia m.in. wymianę korekt.
Wprowadzenie KSeF to także większa przejrzystość i standaryzacja procesów, co ułatwia kontrolę podatkową i zwiększa dochody budżetu państwa poprzez uszczelnienie podatku VAT.
KSeF to nie tylko technologia, ale także kluczowy element nowoczesnego podejścia do zarządzania dokumentacją w firmie. Jego wdrożenie wymaga przygotowania i adaptacji do nowych realiów, ale przynosi wymierne korzyści dla przedsiębiorstw.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Przygotowanie do KSeF to proces, który zaczyna się od zrozumienia zasad działania systemu i jego wymogów. Przedsiębiorca musi upewnić się, że posiada odpowiednie narzędzia do generowania faktur zgodnych ze strukturą systemową i że jego oprogramowanie jest gotowe na integrację z KSeF. Ważne jest również przygotowanie zespołów do pracy z nowym systemem i zrozumienie, jak zmieni się obieg dokumentów.
Wdrożenie KSeF to także konieczność posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub innego narzędzia uwierzytelniającego, które pozwoli na bezpieczne korzystanie z systemu. Zrozumienie zasad działania KSeF i jego wymogów jest kluczowe, aby firma mogła sprawnie poruszać się w nowym środowisku.
Współpraca z biurem rachunkowym
W kontekście KSeF zmienia się również sposób współpracy z biurem rachunkowym. Przedsiębiorca musi określić, jakie uprawnienia nada biuru, aby mogło ono efektywnie korzystać z systemu. Może to oznaczać udzielenie dostępu do pobierania faktur z KSeF lub zapewnienie automatycznego przepływu dokumentów poprzez oprogramowanie.
W praktyce konieczne jest doprecyzowanie zakresu odpowiedzialności w umowie o usługę księgową oraz ustalenie sposobu wymiany dokumentów między firmą a biurem rachunkowym.
Co warto zapamietać?:
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza centralizację fakturowania w Polsce, umożliwiając generowanie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formacie XML.
- Wdrożenie KSeF wymaga zmian w wewnętrznych procesach firm, w tym zarządzania dostępem do dokumentów oraz automatyzacji obiegu faktur.
- Korzyści z KSeF obejmują skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni oraz eliminację papierowych faktur.
- System zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami, co ułatwia kontrolę podatkową i zwiększa dochody budżetu państwa.
- Przygotowanie do KSeF wymaga odpowiednich narzędzi, kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz współpracy z biurem rachunkowym w zakresie dostępu do systemu.
