Dokumenty to ta część notatek służbowych, o które należy się szczególnie troszczyć. W przypadku, gdy się je gubi lub nie szanuje – mogą wyniknąć z tego nie lada kłopoty.

Co może się stać z dokumentami?

Po pierwsze mogą się zabrudzić. Szczególnie wtedy, gdy je się w ich towarzystwie. Plamy z tłustego sosu, czy masła na pewno nie wyglądają estetycznie i nie nadają dokumentowi większej rangi. Jeszcze więcej szkód pojawia się, kiedy na dokument wyleje się kawę, wodę czy herbatę. W takim wypadku nie nadaje on się kompletnie do niczego i trzeba tworzyć go od nowa. Ważne dokumenty mogą również paść ofiarą dzieci, zwłaszcza gdy bierze się je do domu.

Dokumenty może na przykład porwać wiatr i je kompletnie pomieszać albo nawet rzucić w kałużę oraz błoto. Oczywiście dokumenty mogą zginąć same z siebie. Wystarczy, że ktoś przełoży je gdzie indziej lub wymieszają się z innymi notatkami. Jak to mówią, złośliwość rzeczy martwych jest powszechnie znana.

Przechowywanie dokumentów – od czego zacząć?

Gdy jest ich mało, można włożyć je do specjalnej tekturowej teczki. Jest to bardzo wygodne i pragmatyczne rozwiązanie. Po pierwsze one z niej z pewnością nie wylecą. Po drugie taką lekką i wymiarową teczkę można zawsze i wszędzie ze sobą zabrać. Innym sposobem są foliowe koszulki. Zapobiegają one zabrudzeniu dokumentu. W pewnym stopniu chronią go przed wilgocią.

A co najistotniejsze, dzięki nim dokument nie jest wymięty ani opalcowany, to znaczy nie widać na nim żadnych odkształceń ani odcisków palców. Dokumenty osobiste można też przechowywać w teczkach skórzanych. Niemniej nie jest rozwiązanie pozbawione wad. Przede wszystkim dlatego, że jest tam mało miejsca. Poza tym dokumenty mogą mieć bezpośredni kontakt z żywnością. A zazwyczaj nie wychodzi im to na dobre.

A co zrobić, gdy dokumentów jest znacznie więcej?

W takim archiwum nie da się przechowywać dokumentów urzędowych w teczkach tekturowych czy foliowych koszulkach. Tu potrzebna jest bardziej wyrafinowana metoda. Dlatego segregatory to najodpowiedniejsza opcja. Po pierwsze w nich dokumenty się nie pobrudzą. Nie będą zamoczone. Poza tym będą wygniecione, pożółkłe ani nie będą pokryte kurzem.

Dzięki segregatorom poszczególne partie dokumentów będą posegregowane i właściwie podpisane. Przez co w archiwum będzie łatwiej się odnaleźć i określić, gdzie co jest. Segregatory są o tyle praktyczne, że przechowywanie dokumentów może trwać za ich pośrednictwem wiele długich lat. Tekturowe teczki i foliowe koszulki absolutnie nie wystarczają na tak długo.