Dokumenty to ta część notatek służbowych, o które należy się szczególnie troszczyć. W przypadku, gdy się je gubi lub nie szanuje – mogą wyniknąć z tego nie lada kłopoty.
Co może się stać z dokumentami?
Po pierwsze mogą się zabrudzić. Szczególnie wtedy, gdy je się w ich towarzystwie. Plamy z tłustego sosu, czy masła na pewno nie wyglądają estetycznie i nie nadają dokumentowi większej rangi. Jeszcze więcej szkód pojawia się, kiedy na dokument wyleje się kawę, wodę czy herbatę. W takim wypadku nie nadaje on się kompletnie do niczego i trzeba tworzyć go od nowa. Ważne dokumenty mogą również paść ofiarą dzieci, zwłaszcza gdy bierze się je do domu.
Dokumenty może na przykład porwać wiatr i je kompletnie pomieszać albo nawet rzucić w kałużę oraz błoto. Oczywiście dokumenty mogą zginąć same z siebie. Wystarczy, że ktoś przełoży je gdzie indziej lub wymieszają się z innymi notatkami. Jak to mówią, złośliwość rzeczy martwych jest powszechnie znana.
Przechowywanie dokumentów – od czego zacząć?
Gdy jest ich mało, można włożyć je do specjalnej tekturowej teczki. Jest to bardzo wygodne i pragmatyczne rozwiązanie. Po pierwsze one z niej z pewnością nie wylecą. Po drugie taką lekką i wymiarową teczkę można zawsze i wszędzie ze sobą zabrać. Innym sposobem są foliowe koszulki. Zapobiegają one zabrudzeniu dokumentu. W pewnym stopniu chronią go przed wilgocią.
A co najistotniejsze, dzięki nim dokument nie jest wymięty ani opalcowany, to znaczy nie widać na nim żadnych odkształceń ani odcisków palców. Dokumenty osobiste można też przechowywać w teczkach skórzanych. Niemniej nie jest rozwiązanie pozbawione wad. Przede wszystkim dlatego, że jest tam mało miejsca. Poza tym dokumenty mogą mieć bezpośredni kontakt z żywnością. A zazwyczaj nie wychodzi im to na dobre.
A co zrobić, gdy dokumentów jest znacznie więcej?
W takim archiwum nie da się przechowywać dokumentów urzędowych w teczkach tekturowych czy foliowych koszulkach. Tu potrzebna jest bardziej wyrafinowana metoda. Dlatego segregatory to najodpowiedniejsza opcja. Po pierwsze w nich dokumenty się nie pobrudzą. Nie będą zamoczone. Poza tym będą wygniecione, pożółkłe ani nie będą pokryte kurzem.
Dzięki segregatorom poszczególne partie dokumentów będą posegregowane i właściwie podpisane. Przez co w archiwum będzie łatwiej się odnaleźć i określić, gdzie co jest. Segregatory są o tyle praktyczne, że przechowywanie dokumentów może trwać za ich pośrednictwem wiele długich lat. Tekturowe teczki i foliowe koszulki absolutnie nie wystarczają na tak długo.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Dlaczego należy szczególnie dbać o dokumenty służbowe?
Dokumenty to ta część notatek służbowych, o które należy się szczególnie troszczyć, ponieważ w przypadku, gdy się je gubi lub nie szanuje – mogą wyniknąć z tego nie lada kłopoty.
Jakie typowe uszkodzenia mogą dotknąć dokumenty?
Dokumenty mogą się zabrudzić, zwłaszcza podczas jedzenia, a plamy z tłustego sosu czy masła nie wyglądają estetycznie. Poważniejsze szkody wynikają z zalania kawą, wodą czy herbatą, co sprawia, że dokument nadaje się do tworzenia od nowa. Ważne dokumenty mogą również paść ofiarą dzieci. Dokumenty może też porwać wiatr i pomieszać je, rzucić w kałużę lub błoto. Mogą też zaginąć, gdy ktoś je przełoży lub wymieszają się z innymi notatkami.
W jaki sposób można przechowywać małą liczbę dokumentów?
Gdy dokumentów jest mało, można włożyć je do specjalnej tekturowej teczki, która jest wygodna i pragmatyczna, ponieważ dokumenty z niej nie wylecą, a teczkę można wszędzie ze sobą zabrać. Innym sposobem są foliowe koszulki.
Jakie korzyści oferują foliowe koszulki do przechowywania dokumentów?
Foliowe koszulki zapobiegają zabrudzeniu dokumentu, w pewnym stopniu chronią go przed wilgocią, a co najistotniejsze, dzięki nim dokument nie jest wymięty ani opalcowany, to znaczy nie widać na nim żadnych odkształceń ani odcisków palców.
Co jest najlepszym rozwiązaniem do przechowywania dużej liczby dokumentów urzędowych?
Gdy dokumentów jest znacznie więcej, a tekturowe teczki czy foliowe koszulki nie wystarczają, segregatory to najodpowiedniejsza opcja do przechowywania dokumentów urzędowych.
Dlaczego segregatory są polecane do długoterminowego przechowywania dokumentów?
Segregatory są praktyczne, ponieważ przechowywanie dokumentów może trwać za ich pośrednictwem wiele długich lat. Dodatkowo, chronią dokumenty przed zabrudzeniem, zamoczeniem, wygnieceniem, pożółknięciem i kurzem, a także pomagają w posegregowaniu i podpisaniu, co ułatwia odnalezienie w archiwum.
